Когда на предприятии есть автотранспорт, то часть работы бухгалтера занимает учет затрат на так называемый ГСМ. До 1 января текущего года действовали Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России 29 апреля 2003 г.). 14 марта 2008 года Минтрансом РФ были утверждены новые методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Для того, что бы спланировать затраты на покупку ГСМ, необходимо составить смету расходов, и потребность в них обосновывать нужно с учетом:

• количества единиц автотранспорта по видам, маркам, модификациям;
• технических характеристик транспорта (марки двигателя, бензина);
• стоимости одного литра ГСМ;
• сведений о применении поправочных коэффициентов (климатических, дорожно-транспортных и т. д.);
• установленных норм пробега и расхода ГСМ в расчете на месяц.

Некоторые служители Фемиды полагают, что Нормы не являются нормативно-правовыми актом, который может классифицировать транспортные средства и применять их не обязательно. Предприятие может разработать свои нормы, утвержденные руководителем (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 14.11.2005 г. по делу № Ф04-506/2005(16659-А27-33), от 02.11.2005 г. по делу № Ф04-7702/2005(16376-А27-37)).

Применяемые нормы расхода топлива лучше прописать в приказе по предприятию. Нормы Минтранса применяют большинство компаний. В Новых нормах Минтранса, установлены нормы расхода топлива для автомобилей общего назначения и другого транспорта с указанием видов. Как и в прежнем документе, предусмотрены поправочные коэффициенты.

Значение зимних надбавок к нормам расхода топлива по Уральскому региону в зависимости от климатических районов

№ пп	Регионы России (по федеральным округам)	Количество месяцев и срок действия зимних надбавок	Предельная величина зимних надбавок не более, %
1	2	3	4
	V. Уральский
58	Курганская обл.	5.5 01.XI…15.IV	10
59	Свердловская обл.	5.5 01.XI…15.IV	10
60	Тюменская обл. (без Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов)	5.5 01.XI…15.IV	12
1	2	3	4
61	Челябинская обл.	5.5 01.XI…15.IV	10
62	Ханты-Мансийский автономный округ	6.5 15.X…30.IV	18
63	Ямало-Ненецкий автономный округ	6.5 15.X…30.IV	18

Сезонное применение автомобильных бензинов в Уральском регионе по классам испаряемости

№ пп

Регионы России (по федеральным округам)

Применение бензинов по сезонам года с учетом классов испаряемости, количество месяцев и даты периодов

Летний период

Весенний и осенний периоды

Зимний период

А

В

С

D

C1

D1

E1

F1

С

D

Е

F

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

58

V. Уральский

4.0 15.V…15.IX

15.IV…15.V (1.0)/ 15.IX…31.X (1.5)

5.5 1.XI…15.IV

Курганская обл.

59

Свердловская обл.

4.0 15.V…15.IX

15.IV…15.V (1.0)/ 15.IX…31.X (1.5)

5.5 1.XI…15.IV

60

Тюменская обл.

4.0 15.V…15.IX

15.IV…15.V (1.0)/ 15.IX…31.X (1.5)

5.5 1.XI…15.IV

61

Челябинская обл.

4.0 15.V…15.IX

15.IV…15.V (1.0)/ 15.1 X…31.Х (1.5)

5.5 1.XI…15.IV

62

Ханты-Мансийский автономный округ

3.0 1.VI…31.VIII

1-31. V (1.0)/ 1.ГХ…15.Х (1.5)

6.5 15.Х… 30.IV

63

Ямало —Ненецкий автономный округ

2.5 15.VI..31.VIII

1.V…15.VI (1.5)/ l.IX…15.X (1.5)

6.5 15.Х… ЗОЛУ

 

Нормы расхода топлив повышаются при определенных условиях:

• работа автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических районов страны — это значение от 5% до 20% (включительно).
• работа а/т на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря: от 300 до 800 м — до 5% (нижнегорье); от 801 до 2000 м — до 10% (среднегорье); от 2001 до 3000 м — до 15% (высокогорье); свыше 3000 м — до 20% (высокогорье).
• работа а/т на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом (вне пределов городов и пригородных зон), где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (или из расчета на 100 км пути — около 500) — до 10%, на дорогах общего пользования 1V и V категорий — до 30%.
• работа а/т в городах с населением: свыше 3 млн. человек — до 25%; от 1 до 3 млн. человек — до 20%; от 250 тыс. до1 млн. человек — до 15%; от 100 до 250 тыс. человек — до 10 %;до 100 тыс. человек в городах, поселках городского типа и других крупных населенных пунктах (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) — до 5%.

В случае производственной необходимости возможно уточнение или введение отдельных поправочных коэффициентов (надбавок) к нормам расхода топлив по распоряжению руководства местных администраций регионов и других ведомств — при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России.

На период действия новых Норм для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк страны, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив, руководители местных администраций регионов и предприятий могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

В новом тексте Норм даны формулы для расчета нормативного расхода топлива легковыми автомобилями, спецтехникой, автобусами, тягачами, прицепами и т. д., например для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлив рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 ∙ Hs ∙ S ∙ (1 + 0,01 ∙D), (1)

где Qн — нормативный расход топлив, л;

Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Пример 1

Из путевого листа видно, что пробег легкового автомобиля ВАЗ-21061 за два дня командировки — 800 км. Транспортное средство принадлежит учреждению, находящемуся в городе с населением 5 млн. чел. (надбавка — 25%). Базовая норма расхода — 9 л/ 100 км. Срок эксплуатации машины — 7 лет (надбавка — 5%). Применяя вышеуказанную формулу, итоговая сумма будет рассчитана следующим образом:

Qн = 0,01x9,0x800 x (1 + 0,01 x (5 + 25)) = 93,6 л.

Пример 2

Из путевого листа установлено, что одиночный бортовой автомобиль ЗИЛ-431410 при пробеге 217 км выполнил транспортную работу в объеме 820 т-км в условиях эксплуатации, не требующих применения надбавок или снижений.

Базовая норма расхода топлива на пробег для бортового автомобиля ЗИЛ-431410 составляет Hs = 31,0 л/100 км, норма расхода бензина на перевозку полезного груза составляет Hw = 2,0 л/100 т-км. Расчет выглядит так: Qн = 0,01∙ (Hs ∙ S + Hw ∙ W) = 0,01 ∙ (31 ∙ 217 + 2 ∙ 820) = 83,7 л.

Оправдательными документами для принятия затрат по приобретению ГСМ являются авансовый отчет с приложенными чеками, квитанциями или платежное поручение. Эти документы обязательно должны содержать реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (письмо Минфина от 16.04. 2007 г. № 02-14-10а/891). Оприходование ГСМ отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов.

Путевой лист

Путевой лист является основным документом. На основании его и списывается стоимость топлива.

Бланки путевых листов:

• Путевой лист строительной машины (ф. 0340002);
• Путевой лист легкового автомобиля (ф. 0345001);
• Путевой лист специального автомобиля (ф. 0345002);
• Путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345004);
• Путевой лист грузового автомобиля (ф. 0345005);
• Путевой лист автобуса необщего пользования (ф. 0345007).

Составляется путевой лист на один день, а так же и на длительный срок при условии, что водитель выполняет задание более чем одни сутки, находится в командировке (письмо Росстата от 03.02.2005 г. № ИУ-09-22/257).

Необходимые данные в путевом листе:

• порядковый номер, дата выдачи, печать учреждения,
• марка автомобиля,
• место назначения (поездки автомобиля),
• показания спидометра при выезде и возвращении в гараж,
• марка и количество горючего при выезде и возвращении,
• расход горючего (по норме и фактический).

Для того, что бы определить расход горючего, нужно сначала определить в баке общее количество бензина при выезде и количество заправленного топлива. Тот остаток, который остался при выезде суммируют с количеством топлива, полученного по заправочному листу. Теперь вычтем из полученной суммы остаток бензина в баке на момент возвращения, и получаем уже фактический расход. Этот расход и сравнивают с нормативным расходом, а так же отражают перерасход или экономию.

Существует и аналитический учет ГСМ. Для этого назначаются материально ответственные лица, которые ведут Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей.

При обнаружении расходжений с данными в документах поставщика, нужно составить Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Причины оформления указанного документа:

• расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;
• при приемке материалов, поступивших без документов.

Составляется Акт в двух экземплярах членами приемной комиссии. Присутствие материально ответственного лица и представителя поставщика (представителя незаинтересованной организации) обязательно. Один экземпляр можно применять для учета движения материальных ценностей, а второй вы можете направить с претензионным письмом поставщику.

Учет списания

Пример

Водитель директора ЗАО «Лютик» получил из кассы в подотчет денежные средства в размере 2000 руб. для приобретения ГСМ. В бухгалтерию представил авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов на сумму 1600 руб. за отчетную дату.

Списание бензина происходит по нормам, которые предприятие утверждило в учетной политике, а так же на основании путевых листов и актов списания топлива, которые сдаются в бухгалтерию. Необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

— 2 000 руб. — выданы денежные средства водителю для оплаты ГСМ.

Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 400 руб. — водитель вернул неиспользованные суммы (2000 руб. — 1600 руб.).

Дебет 10-3 «Топливо» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
— 1 600 руб. — отражена стоимость приобретенных ГСМ.

Дебет 20 (23, 26, 44) «Основное производство» Кредит 10-3 «Топливо»

— 1 600 руб. — стоимость бензина, израсходованного сотрудником.

Всю сумму можно принять в целях налогообложения прибыли, т.к. данный расход ГСМ соответствует нормам, утвержденным предприятием в учетной политике.